Uma cliente chegou ao meu escritório com uma pasta e uma certeza. A pasta tinha o extrato da dívida. A certeza era de que a transação seria rápida, porque, nas palavras dela, era só clicar em aderir. Mostrei a ela que o clique era a última etapa, não a primeira. O que decide o tamanho do acordo acontece semanas antes, longe do portal, em cima de documentos que quase ninguém prepara a tempo.
A transação tributária da Lei 13.988/2020 não é um formulário. É uma demonstração. Você precisa demonstrar à PGFN qual é a real capacidade de pagamento da sua empresa, e demonstração se faz com prova. Quando a prova está pronta antes da adesão ao Edital PGDAU 6/2026, que se encerra em 30 de setembro, a conversa muda de patamar. Quando não está, você aceita o número que o sistema impôs. Reuni abaixo os sete documentos que, na minha experiência, decidem o resultado.
Por que os documentos importam mais que o clique?
Porque o desconto não é escolhido por você. Ele decorre da sua classificação na capacidade de pagamento, a CAPAG, que o sistema calcula sozinho com os dados que já tem. Se esses dados desenham uma empresa mais saudável do que a real, a nota sobe e o desconto some.
Os documentos servem justamente para corrigir esse retrato. Eles são as fotos que provam a situação verdadeira da empresa, aquelas que o sistema não tirou. Sem elas, o pedido de revisão da CAPAG não existe, porque a Portaria PGFN 6.757/2022 exige prova técnica, não boa vontade.
Quais são os 7 documentos que decidem a transação?
1. O extrato completo das inscrições em dívida ativa. Parece óbvio, mas é a fonte do erro mais caro que vejo. O empresário olha o total e esquece de conferir inscrição por inscrição. Alguma pode estar prescrita, outra pode ter sido paga e não baixada, outra pode pertencer a período que comporta defesa. O extrato completo, e não o valor redondo, é o ponto de partida de tudo.
2. O balanço patrimonial dos dois últimos exercícios e do exercício em curso. É a fotografia do que a empresa tem e do que a empresa deve. A Portaria 6.757/2022, no artigo 30, exige o balanço para o pedido de revisão da capacidade de pagamento. É aqui que aparecem, preto no branco, o endividamento e os ativos comprometidos que o cálculo automático não enxerga.
3. A demonstração de resultados do mesmo período. O balanço mostra a posição, a DRE mostra o filme. Receita, custo, despesa e resultado, ano a ano. É o documento que revela a queda de faturamento, o aumento de custo ou o prejuízo recente que derrubaram a capacidade real de pagar. Sem a DRE, a queda que você sentiu no caixa é só uma alegação sem lastro.
4. A demonstração de fluxo de caixa pelo método direto. Este é o documento que a maioria esquece e que a PGFN exige expressamente. O fluxo de caixa pelo método direto mostra o dinheiro que efetivamente entrou e saiu, não o lucro contábil. É a diferença entre o que a empresa registra e o que a empresa vive. Para a capacidade de pagamento, é o coração da prova.
5. O laudo técnico assinado por profissional habilitado. Os quatro documentos anteriores são as peças. O laudo é o que as costura numa conclusão defensável. A Portaria 6.757/2022, atualizada pela Portaria 1.457/2024, determina que o pedido de revisão venha acompanhado de laudo firmado por profissional habilitado. É a peça que traduz números em capacidade de pagamento e que a Procuradoria efetivamente analisa.
6. A prova dos passivos que o sistema não vê. Dívidas bancárias, contratos de capital de giro, execuções trabalhistas em curso, penhoras já sofridas, garantias prestadas. Nada disso entra no cálculo automático da CAPAG, mas tudo isso reduz a capacidade real de pagar. Contratos, extratos e certidões de outros processos transformam esses passivos invisíveis em prova visível.
7. Os acessos e as procurações em ordem. O sétimo não é contábil, é operacional, e derruba adesões todo ano. A conta gov.br no nível exigido, o certificado digital válido, a procuração eletrônica cadastrada no Regularize e a definição de quem assina. Sem isso, os seis documentos perfeitos ficam presos do lado de fora do sistema no dia da adesão.
E se a minha empresa já está na classe C ou D?
Ainda assim os documentos decidem. Expliquei na segunda-feira que o percentual varia dentro da mesma classe: existe CAPAG C com 8% de desconto e CAPAG C com 32%, porque o benefício é calibrado pelo valor da capacidade presumida. Quanto melhor a prova de que a capacidade real é baixa, maior o desconto dentro da própria classe. A papelada não serve só para mudar de letra. Serve para conquistar o melhor número dentro da letra que você já tem.
Existe risco em pedir a revisão?
Existe, e é meu dever dizer. Quando a PGFN acolhe o pedido, a classificação deixa de ser presumida e passa a ser efetiva, a chamada CAPAG-E. Uma vez fixada, ela se torna definitiva e não admite nova revisão. Ou seja, um pedido mal instruído pode cristalizar um número ruim.
É por isso que a revisão nunca deveria ser tentativa. Ela é uma peça técnica de uma só chance, que se prepara com a prova completa na mesa. Documento incompleto aqui não é economia. É risco de perder a melhor carta antes de jogá-la.
Como a Engenharia Tributária Estratégica prepara essa prova
No meu método, esses sete documentos formam o dossiê que antecede qualquer adesão. Antes de abrir o Regularize, reconstruímos a realidade financeira da empresa peça por peça e comparamos com a conta que o sistema fez. Só então decidimos: aderir como está, porque a nota favorece, ou revisar, porque a prova sustenta um número melhor.
O clique em aderir é o momento mais fácil do processo. Ele apenas registra uma decisão que já foi tomada, ou já foi perdida, na preparação. O vilão, mais uma vez, não é a PGFN. É chegar ao portal sem a prova que o próprio contribuinte tinha condições de reunir.
Perguntas frequentes sobre os documentos da transação tributária
Quais documentos são exigidos para a revisão da CAPAG na PGFN?
O artigo 30 da Portaria PGFN 6.757/2022, com a atualização da Portaria 1.457/2024, exige laudo técnico firmado por profissional habilitado, além de balanço patrimonial, demonstração de resultados e demonstração de fluxo de caixa pelo método direto dos dois últimos exercícios e do exercício em curso. Documentos que comprovem passivos e situações específicas reforçam o pedido.
Preciso de contador ou advogado para reunir esses documentos?
As demonstrações contábeis são responsabilidade do contador da empresa. O laudo técnico deve ser firmado por profissional habilitado. A estratégia da transação, a escolha da modalidade e a decisão sobre pedir ou não a revisão são jurídicas. O melhor resultado costuma vir da atuação conjunta, com cada profissional na sua competência.
Dá para aderir à transação sem nenhum desses documentos?
Dá, na modalidade por adesão simples, aceitando o desconto que o sistema oferecer conforme a CAPAG presumida. Os documentos passam a ser indispensáveis quando você discorda dessa classificação e quer pedir revisão para alcançar um desconto maior. Sem prova, não há revisão, apenas aceitação do número automático.
O que é a demonstração de fluxo de caixa pelo método direto?
É o relatório que registra as entradas e saídas efetivas de dinheiro no período, agrupadas por natureza, mostrando de onde o caixa veio e para onde foi. Diferente do lucro contábil, ele revela a liquidez real da empresa. A PGFN exige justamente esse método por ser o que melhor demonstra a capacidade concreta de pagar.
Quanto tempo leva para reunir a documentação da transação?
Depende da organização contábil da empresa, mas o dossiê completo, incluindo laudo técnico, costuma levar algumas semanas entre levantamento, elaboração e conferência. Por isso, quem pretende revisar a CAPAG antes de aderir ao edital que fecha em 30 de setembro precisa começar a reunir os documentos ainda em agosto.
A sua papelada está pronta ou você vai aceitar o número do sistema?
O edital fecha em 30 de setembro e o desconto da sua empresa já está sendo decidido, documento a documento, muito antes do clique. Quem prepara a prova negocia. Quem chega de mãos vazias apenas aceita. Quer montar o dossiê da sua transação com tempo de fazer certo?
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Sobre o autor
Osvaldo Rabelo de Queiroz é advogado (OAB/DF 35.364), com mais de 30 anos de atuação e especialista em direito tributário empresarial. Criador da metodologia Engenharia Tributária Estratégica, atua em transações tributárias federais, revisão de capacidade de pagamento e defesa em execuções fiscais, atendendo empresas em todo o Brasil a partir de Brasília/DF. Instagram: @osvaldorabeloq
